Qué es VeriFactu y a quién obliga, explicado sin jerga

VeriFactu es un requisito legal sobre cómo tiene que comportarse el programa con el que facturas: cada factura debe quedar registrada de forma que no se pueda modificar ni borrar después sin dejar rastro. No es un impuesto, no es una página de Hacienda donde teclees tus facturas, y no es un programa que compres a la Agencia Tributaria. Si usas un software de facturación conocido, cumplir será activar una opción cuando el fabricante la publique. Si facturas con Word, Excel o un PDF que rellenas, ahí sí tendrás que cambiar de herramienta.

Lo que sigue lo cuento sin jerga y con lo que de verdad tienes que hacer. Las fechas exactas conviene confirmarlas con tu gestor, porque ha habido prórrogas; lo que no cambia es la dirección: tu forma de facturar tiene que dejar constancia de cada factura.

¿Qué es VeriFactu y qué NO es?

Es un sistema de facturación verificable. Cada factura genera un registro con sus datos clave (emisor, número, fecha, tipo, importe y cuota de impuestos), del que se calcula una «huella» que se encadena con la de la factura anterior, y se añade un código QR a la factura. Esa cadena hace que, si alguien borra o retoca una factura, se note.

No es una obligación de enviar cada factura a Hacienda en el momento (eso es el SII, otra cosa, y solo para grandes). No te obliga a facturar distinto de cara al cliente. Y no te impide equivocarte: para corregir están las facturas rectificativas. Lo único que impide es borrar o alterar en secreto.

¿A quién obliga?

A grandes rasgos, a autónomos y sociedades que emiten facturas y que no están ya en el SII. Es decir, la inmensa mayoría de pymes y autónomos que hoy facturan. Lo que importa no es memorizar la fecha —confírmala con tu gestor— sino la consecuencia práctica: cuando entre en vigor, tu programa de facturación tiene que ser conforme. Quien use software comercial lo tendrá vía actualización del fabricante. Quien facture «a mano» tendrá que dar el paso a un programa que cumpla.

¿Qué tienes que hacer, paso a paso?

Seis movimientos, y ninguno urgente si empiezas ahora:

1. Mira cómo facturas hoy. Si es con un programa comercial, pregunta al fabricante si su versión ya es VeriFactu y qué hay que activar. Suele ser una casilla.
2. Si facturas a mano, asume que cambias de herramienta. Word, Excel o un PDF editable no valen porque se pueden reescribir. Necesitarás un programa conforme o una solución a medida sencilla.
3. Limpia tu numeración. VeriFactu se lleva mal con huecos y duplicados en la serie, porque la cadena de huellas asume orden. Si tu numeración está desordenada, arréglala antes.
4. Comprueba tus datos fiscales. Que los NIF/CIF de tus clientes sean correctos y que los importes y el IVA cuadren. Un programa conforme te lo valida al emitir.
5. Haz una factura de prueba. Emítela con el sistema nuevo y comprueba que sale la huella y el QR. Verlo funcionar con una factura tuya quita el miedo mejor que cualquier explicación.
6. Confirma la fecha con tu gestor. Ata el plazo que te aplica y ponte un recordatorio con margen. Cambiar con calma cuesta poco; cambiar el último día, mucho.

¿Cómo sé qué me toca según cómo facturo?

Depende de con qué facturas hoy:

¿Cuándo NO es para tanto?

Si ya usas un programa de facturación comercial y al día, esto es un cambio menor: una actualización y una casilla. El ruido viene sobre todo de quien factura a mano, y ni siquiera ahí es un drama si se hace con tiempo. Lo que sí es un error es esperar al último mes: no por la multa, sino porque montar la facturación con prisas es cuando se cometen los fallos que luego cuestan.

Y una honestidad: VeriFactu no arregla tu facturación por sí solo. Si tenías la numeración hecha un lío o datos de clientes mal, el sistema te obliga a ordenarlo, pero el orden lo pones tú. La parte buena es que, una vez ordenado, se queda ordenado.

¿Qué errores se cometen normalmente?

• Creer que es un impuesto o una web de Hacienda. No hay nada que teclear en ninguna página: es tu programa el que cumple.
• Dejarlo para el último día. Con margen es una casilla; con prisa es un fallo esperando a pasar.
• Ignorar la numeración. Empezar con huecos y duplicados es empezar con la cadena rota.
• Pensar que un autónomo pequeño necesita un programa enorme. Cumplir cabe en algo tan sencillo como lo que ya usas, hecho bien.

Preguntas frecuentes

¿VeriFactu es un impuesto nuevo?

No. No pagas nada por VeriFactu y no hay ninguna web donde teclear tus facturas. Es un requisito sobre cómo tiene que comportarse tu programa de facturación: que registre cada factura y no permita borrarla ni alterarla sin dejar rastro.

Facturo con Excel, ¿me vale?

No, cuando la norma esté en vigor. Un Excel o un Word se pueden reescribir, que es justo lo que VeriFactu quiere evitar. Necesitarás un programa de facturación conforme o una solución a medida sencilla que registre y selle cada factura.

¿Desde cuándo es obligatorio?

Ha habido prórrogas, así que la fecha exacta conviene confirmarla con tu gestor según tu caso (autónomo o sociedad). Lo que no cambia es que, cuando entre en vigor, tu forma de facturar tiene que dejar constancia de cada factura.

Uso un programa de facturación normal, ¿tengo que hacer algo?

Poco: esperar a que el fabricante publique la versión VeriFactu y activarla, normalmente con una casilla. Conviene además tener la numeración limpia y los datos de clientes correctos para que la validación no dé avisos.